国内首家企业自建档案中心投入使用 已入库档案44万盒

来源:网通社合作数据源-保险2014-05-27分享到:微信微博

近日,中国人寿保险股份有限公司金华区域档案中心正式竣工并投入使用,成为中国人寿系统首家建成的区域档案中心。这家区域档案中心由企业自行出资建设,国内尚属首例,充分体现了中国人寿对档案工作的高度重视。

据金融界保险频道了解,该中心坐落于浙中城市金华,占地20亩,总建筑面积2.11万平方米,主体建筑为一幢5层大楼,包括办公区、档案库区、业务技术区、档案查阅区和辅助用房5类功能用房。其中库区面积占总建筑面积的80%,可存放档案17000立方米、约305万盒,配套恒温恒湿系统、气体灭火系统及智能档案密集架,各项功能和标准均符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000),硬件设施在国内档案馆中处于领先水平。

金华区域档案中心负责集中管理中国人寿浙江、福建、宁波二省一市分公司的保险业务档案、会计档案纸质原件,同时对所辖单位档案工作负有指导责任。截至目前,已入库档案44万盒。据保守估算,中心现有库房可满足二省一市分公司未来15年档案存放需求。同时,通过区域档案中心定期接收档案,对档案实现“闭环”管理,大大规范了公司内部档案管理工作,降低了档案遗失、损毁的风险;规模化、集约化的管理模式,也可有效降低档案管理成本,利于后续档案信息服务,实现信息的二次开发。国家档案局经济科技档案业务指导司肖云处长、蔡盈芳副处长在实地调研时,对金华区域档案中心的创新性工作表示充分肯定,并就公司可利用空置档案库房对外开展档案托管等服务进行了推荐。据介绍,具有相关资质的档案服务机构开展档案托管等业务在国外已非常成熟,目前国内市场需求也十分旺盛,档案托管市场前景可观。这种多元化的档案运营模式有利于公司获取经济收益,摊薄档案中心管理成本。此外,国家档案局两位领导还就档案中心进一步建立健全规章制度、优化档案管理流程等方面给予了专业指导。

据悉,金华区域档案中心将于年内陆续接收其余80万盒档案,并逐渐建立完善档案日常交接和管理工作机制。金华区域档案中心的启用,将为中国人寿探索档案区域集中管理模式积累宝贵的经验。